Kiedy kantor wymaga dowodu osobistego?
Kantor może, a w określonych sytuacjach musi, poprosić o dowód osobisty. Podstawą jest ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, określana jako ustawa AML. Nie oznacza to jednak, że przy każdej wymianie waluty kantor musi skanować dokument.
Dlaczego kantor wymaga dowodu osobistego?
Przedsiębiorca prowadzący działalność kantorową jest tak zwaną instytucją obowiązaną. Musi stosować środki bezpieczeństwa finansowego, czyli między innymi identyfikować i weryfikować klientów, monitorować transakcje oraz reagować na operacje mogące mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
Weryfikacja może polegać na okazaniu dokumentu, spisaniu potrzebnych danych albo wykonaniu jego kopii, jeżeli jest to uzasadnione procedurą AML stosowaną przez dany kantor. Zakres czynności zależy od wartości i charakteru operacji oraz oceny ryzyka. Jeśli kantor nie może przeprowadzić wymaganej weryfikacji, może odmówić realizacji transakcji.
Jakie znaczenie mają progi 1000 i 15 000 euro?
Przepisy AML posługują się progami kwotowymi, ale sama kwota nie jest jedynym czynnikiem decydującym o żądaniu dokumentu. Kantor może zastosować weryfikację także przy niższej wartości, na przykład gdy transakcja budzi wątpliwości, jest nietypowa albo wiąże się z podwyższonym ryzykiem.
| Wartość transakcji | Wymagania weryfikacyjne | Obowiązki kantoru |
|---|---|---|
| Poniżej 1000 EUR | Pełna weryfikacja nie zawsze jest wymagana, ale kantor może poprosić o dane lub dokument | Ocena ryzyka i monitoring transakcji |
| Powyżej 1000 EUR | Co do zasady konieczna jest identyfikacja i weryfikacja klienta | Ustalenie danych klienta i zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego |
| Powyżej 15 000 EUR | Weryfikacja klienta oraz analiza transakcji | Raportowanie transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, czyli GIIF |
Próg 15 000 euro nie oznacza, że każda taka operacja jest podejrzana. Oznacza natomiast obowiązek przekazania informacji zgodnie z przepisami AML. Kantor raportuje również transakcje, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, niezależnie od ich wartości.
Weryfikacja tożsamości nie sprowadza się wyłącznie do obejrzenia dowodu. Kantor może ustalić między innymi imię i nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL oraz serię i numer dokumentu. W uzasadnionych przypadkach może poprosić o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienie źródła środków.
Kto może żądać skanu dowodu?
Prawo do przetwarzania danych z dokumentu tożsamości wynika z konkretnej podstawy prawnej i celu. W sektorze finansowym takim celem jest między innymi realizacja obowiązków AML. Do podmiotów objętych tymi regulacjami należą między innymi:
- banki krajowe i oddziały banków zagranicznych
- krajowe instytucje płatnicze oraz biura usług płatniczych
- firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne i zakłady ubezpieczeń
- przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową
- podmioty wymieniające waluty wirtualne oraz środki płatnicze
W przypadku kantoru skan lub kopia dokumentu mogą być dopuszczalne, jeśli służą wykonaniu obowiązków wynikających z AML i są potrzebne w konkretnej procedurze. Nie można jednak zakładać, że każdy kantor musi skanować dowód przy każdej transakcji. Warto zapytać, jakie dane są zbierane, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej.
Inaczej wygląda sytuacja w hotelu lub wypożyczalni samochodów. Podmiot usługowy może poprosić o okazanie dokumentu i spisać dane niezbędne do zawarcia umowy. Sam argument dotyczący zabezpieczenia przed kradzieżą albo konieczności zameldowania nie daje jednak automatycznie prawa do zatrzymania dokumentu, wykonania jego kopii lub żądania skanu jako warunku usługi.
W szczególności nie należy zostawiać dowodu osobistego pod zastaw. W razie wątpliwości można poprosić o wskazanie podstawy prawnej przetwarzania kopii dokumentu, a bezpodstawne żądanie zgłosić do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jak kantor powinien chronić dane?
Dane z dowodu osobistego mogą być przetwarzane wyłącznie w określonym celu i przez czas uzasadniony przepisami. Kantor powinien stosować zasady RODO, ograniczać dostęp do informacji oraz zabezpieczać dokumentację przed nieuprawnionym wykorzystaniem. W przypadku kantoru internetowego dodatkowe dokumenty najlepiej przesyłać przez zabezpieczony formularz w panelu klienta, a nie zwykłą wiadomością e-mail.
Żądanie dowodu przez kantor jest zwykle elementem ustawowej weryfikacji AML, a nie dowolną decyzją pracownika. O tym, czy wystarczy okazanie dokumentu, czy potrzebna będzie kopia, decydują wartość i charakter transakcji oraz ocena ryzyka.
