Jak przeliczać wydatki w obcych walutach?
Wydatek w walucie obcej przelicz na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W przypadku kosztu udokumentowanego fakturą decydujące znaczenie ma dzień, na który koszt został ujęty w księgach, zwykle odpowiadający dacie wystawienia faktury. Sama data technicznego zaksięgowania dokumentu nie przesuwa tego momentu.
Jaka zasada obowiązuje przy przeliczaniu kosztu?
Reguła wynika z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty uzyskania przychodów wyrażone w walucie obcej przelicza się na PLN przy użyciu kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Analogiczne zasady stosuje się przy rozliczeniach podatników objętych ustawą o PIT.
Najpierw trzeba więc ustalić datę poniesienia kosztu, a dopiero potem sprawdzić właściwy kurs NBP. Nie należy automatycznie przyjmować kursu z dnia zapłaty, dnia otrzymania faktury ani dnia wprowadzenia dokumentu do programu księgowego.
Co jest dniem poniesienia kosztu?
W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe za dzień poniesienia kosztu co do zasady uznaje się dzień, na który koszt ujęto w księgach na podstawie faktury, rachunku albo innego dowodu księgowego. Wynika to z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT. Wyjątkiem są między innymi rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów.
W praktyce przy fakturze najczęściej stosuje się datę jej wystawienia, jeśli właśnie na ten dzień koszt został ujęty w księgach. Data faktycznego wprowadzenia dokumentu do systemu może być późniejsza i ma charakter techniczny. Nie powinna sama w sobie zmieniać daty podatkowej.
| Typ zdarzenia | Dokument | Data poniesienia kosztu |
|---|---|---|
| Zakup udokumentowany fakturą | Faktura | Dzień, na który ujęto koszt w księgach, zwykle data wystawienia faktury |
| Zakup bez faktury lub rachunku | Inny dowód księgowy | Dzień, na który ujęto koszt na podstawie tego dowodu |
| Rezerwa lub bierne rozliczenie międzyokresowe | Dokument wewnętrzny lub zapis księgowy | Wymaga odrębnej analizy, ponieważ ogólna reguła nie stosuje się wprost |
Oznacza to, że data księgowania i dzień poniesienia kosztu nie zawsze są tym samym. Jeżeli faktura z określoną datą zostanie wprowadzona do systemu kilka dni później, nie oznacza to automatycznie, że należy użyć kursu NBP z dnia technicznego zapisu.
Jak przeliczyć wydatek krok po kroku?
Do wyceny kosztu w PLN zastosuj następującą procedurę:
- Ustal dzień poniesienia kosztu – sprawdź fakturę, rachunek albo inny dowód księgowy i ustal, na który dzień koszt został ujęty w księgach.
- Znajdź właściwy kurs NBP – wybierz średni kurs danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
- Oblicz wartość w złotych – pomnóż kwotę wyrażoną w walucie obcej przez zastosowany kurs średni NBP.
Wzór jest prosty:
kwota w walucie obcej × średni kurs NBP = wartość kosztu w PLN
Jeżeli dokument wystawiono w dzień wolny, należy cofnąć się do ostatniego dnia roboczego, dla którego NBP opublikował kurs. Nie stosuje się kursu z dnia bezpośrednio poprzedzającego, jeśli był to dzień wolny i nie ogłoszono wtedy nowej tabeli.
Różnice kursowe i szczególne przypadki
Przeliczenie kosztu na dzień jego poniesienia nie kończy rozliczenia, jeżeli zapłata następuje później. Między wartością kosztu ustaloną na dzień poniesienia a wartością zobowiązania w dniu zapłaty mogą powstać różnice kursowe. W zależności od kierunku zmiany wartości zwiększają one przychody albo koszty podatkowe, zgodnie z zasadami właściwymi dla CIT lub PIT.
Jeżeli przy płatności można ustalić faktycznie zastosowany kurs, może on mieć znaczenie przy obliczaniu różnic kursowych. Gdy nie da się go ustalić, przepisy przewidują zastosowanie średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zapłaty.
Przy zakupie środka trwałego sposób ustalenia kursu dla kosztu jest podobny, ale trzeba uwzględnić zasady ustalania jego wartości początkowej. Koszty związane z nabyciem, naliczone do dnia oddania środka trwałego do używania, mogą zwiększać jego wartość początkową. Cenę nabycia koryguje się także o różnice kursowe naliczone do tego dnia.
Uwaga: data technicznego zaksięgowania faktury w systemie nie jest automatycznie datą poniesienia kosztu. Błędne przyjęcie tej daty może prowadzić do zastosowania niewłaściwego kursu NBP i nieprawidłowego ujęcia kosztu.
Najważniejsze jest ustalenie dnia, na który koszt został ujęty na podstawie właściwego dokumentu. Następnie stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień i mnoży go przez kwotę w walucie obcej. Różnice wynikające z późniejszej zapłaty rozlicza się odrębnie.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Przy nietypowych transakcjach, środkach trwałych lub rozliczeniach międzynarodowych sposób ujęcia kosztu warto skonsultować z księgowym albo doradcą podatkowym.
